Consideraciones Preliminares

Con el firme propósito de dar un fiel y estricto cumplimiento a las disposiciones legales de protección de datos personales consagradas en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, ISABELLA ASWAD (en adelante El comercio) en su calidad de administradora y responsable del tratamiento de la información de sus clientes, proveedores y empleados, y de las bases de datos en las que éstos se almacenan, establece a través del presente documento la Política de Tratamiento de Datos Personales que ha de regir las interacciones entre El Comercio y los titulares de la información.

Bajo el anterior entendido, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales pretende brindar un panorama claro respecto de los datos personales que El Comercio podrá eventualmente recaudar en desarrollo de su actividad comercial, el tratamiento que se les dará a los mismos, los procedimientos que los titulares tienen a su disposición para hacer valer sus derechos y, en general, todos los lineamientos y directrices que la Compañía seguirá en el manejo de los datos personales de los titulares de la información.

I. GENERALIDADES

1.1. Definiciones

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

e) Dato público: Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

f) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o

de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266.

g) Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

1.2. Principios Generales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales se aplicarán de manera integral los principios contemplados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. A saber: principio de legalidad, principio de finalidad, principio de libertad, principio de veracidad, principio de transparencia, principio de acceso y circulación restringida, principio de seguridad y principio de confidencialidad.

Quien en ejercicio de cualquier actividad comercial o laboral -permanente u ocasional- suministre cualquier dato personal al Comercio en calidad de Responsable del Tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

El Comercio tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará́ uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultada, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

1.3. Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales será ISABELLA ASWAD con domicilio en la ciudad de Cali, Colombia, e identificada con el NIT 1116252707-1

Los datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Calle 58 N 5B 98
Teléfono: 3054020877
Correo electrónico: isabellaaswad.co@gmail.com

1.4. Datos Personales Recolectados

Los datos personales que serán recolectados e incluidos en la base de datos se limitarán a los datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual serán recolectados, los cuales incluyen, pero no necesariamente se limitan a:

• Datos de identificación
• Domicilio
• Teléfonos y correo
• Datos financieros e información tributaria

• Nivel educativo y trayectoria profesional
• Datos relacionados con afiliación y aportes a seguridad social
• Antecedentes judiciales y/o disciplinarios

En el evento en que El Comercio recolecte y trate datos sensibles, dicho tratamiento se hará dando riguroso cumplimiento a lo exigido en las normas aplicables.

1.5. Finalidad de la Recolección de los Datos Personales.

Los datos personales serán utilizados por El Comercio de manera directa o a través de terceros designados, para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultada. En el desarrollo propio de sus funciones, la Compañía en su condición de empresa comercial podrá utilizar los datos personales de los titulares de la información, entre otros, para las siguientes finalidades, directas e indirectas y, relacionadas o no con el objeto social de ésta:

• Lograr una eficiente comunicación relacionada con los servicios/productos, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de El Comercio, así como las demás compañías que tengan una relación directa o indirecta, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos;
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados;
• Dar cumplimiento a las obligaciones de ley;
• Suministrar información que puede ser de interés para clientes, empleados, proveedores y contratistas.
• Participar en licitaciones públicas, privadas o demás procesos de contratación;
• Realizar estudios internos.
• Analizar perfiles profesionales para nuevas contrataciones.
• Evaluar la calidad del servicio, y
• En general, demás actividades requeridas para el correcto desarrollo del objeto social de la Compañía.

II. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a El Comercio o los Encargados del Tratamiento de sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, salvo cuando se trate de datos personales respecto de los cuales la Ley 1581 de 2012 expresamente exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por El Comercio, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

II.1. Legitimación para el ejercicio de los derechos de los Titulares

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

III. PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS

Para la atención de las consultas descritas se ha dispuesto como responsable a la Administración de El Comercio y se han habilitado los siguientes medios:

Correo electrónico: isabellaaswad.co@gmail.com
Comunicación escrita: Dirigida o radicada en la ciudad de Cali, Calle 58 N 5B 98
Teléfono: 3054020877

Así bien, en caso de que el Titular de la información desee ejercer cualquiera de los derechos que le asisten, podrá presentar una solicitud escrita, por medio de cualquiera de las formas de contacto previamente establecidas por El Comercio. Cualquier solicitud que un titular de la información presente se tramitará de conformidad con las siguientes:

III.1 Reglas Generales

La solicitud debe ser formulada de manera escrita, bien sea por correo electrónico o carta a la dirección física, y deberá ir específicamente dirigida a la Administración de El Comercio En la solicitud que se presente se deberá precisar:

• El nombre completo del Titular y la cédula.
• Una dirección de contacto (electrónica o física) a donde se pueda enviar la respuesta.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
• Una breve descripción de los hechos que motivan la solicitud.
• El propósito de la petición redactado de manera clara y concreta, de manera tal que sea posible entender cuál es la intención final respecto de los datos –léase si se desea tramitar una simple consulta en ejercicio del derecho de acceso, o si por el contrario se pretende realizar una actualización, supresión, rectificación de datos personales y/o revocatoria de la autorización, entre otros–.
• Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar. Es importante resaltar que en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.
• Cualquier documento que se quiera hacer valer como parte de la solicitud.

III.2 Reglas Específicas

a) Consultas:

Los Titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de El Comercio. Esta última garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información almacenada en las Bases de Datos que esté relacionada con el Titular.

En los casos de consultas que se realicen en ejercicio del derecho de acceso, éstas serán atendidas en un término no superior a diez (10) días hábiles contados a partir de l a fecha de su recibo. Si no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado, se informará al interesado el motivo de la demora, señalando además la fecha en que se le dará respuesta. De cualquier manera, la nueva fecha no será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al

vencimiento del término inicial de diez (10) días.

b) Reclamos:

En cualquier momento y de manera gratuita, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en alguna de las bases de datos de la Compañía debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que se está incumpliendo alguno de los deberes de El Comercio como Responsable del Tratamiento, podrán presentar su reclamo bien sea por correo electrónico o carta a la dirección física, específicamente dirigida al área de Administración de la Compañía.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por:

• El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse; o
• Su representante, previa acreditación de la representación.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial de quince (15) días.

c) Rectificación y Actualización de Datos:

Además de lo señalado en las Reglas Generales, cuando se trate de solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular o solicitante debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

d) Supresión de Datos:

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a El Comercio, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en las bases de datos de El Comercio.

Sin perjuicio de lo anterior, el derecho de supresión no es absoluto y El Comercio puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

e) Revocatoria de la Autorización:

Los Titulares tienen derecho a revocar la autorización para el Tratamiento de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que por obligación legal o contractual El Comercio deba conservar tales datos personales.

La revocatoria puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, lo que implicaría que El Comercio deberá dejar de tratar los datos del Titular por completo.

También puede darse sobre tipos de tratamiento determinados, caso en el cual se trataría de una revocatoria parcial. En ese caso se mantendrá en firme la autorización para todas las demás finalidades para las cuales el Titular no revocó su autorización.

IV. CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Comercio se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuando se realicen modificaciones sustanciales, se comunicará este hecho a los Titulares mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles dónde y cómo podrán consultar la nueva Política de Tratamiento de Datos. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política de Tratamiento de Datos Personales. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los Titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

V. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos entrará en vigencia a partir del 15 de diciembre de 2021.